16 функцій Gmail, які спростять вам життя

Gmail — один із найпопулярніших поштових сервісів у всьому світі.

За статистикою, він займає близько 20% ринку і має широкі функціональні можливості.

Все, що потрібно знати про роботу з Gmail — в одній статті.

16 крутих фішок сервісу, які допоможуть, якщо Ви вирішили зареєструвати пошту Gmail.

У Вашій поштовій скриньці завжди буде порядок.

Ви легко зможете знайти потрібний лист і заощадити час на веденні листувань.

Спершу розберемося, чому важливо знати секретні фішки роботи з гугл-поштою:

За статистикою, понад 61% власників бізнесу використовують пошту Гугл.

Це не дивно, адже з кожним роком сервіс модернізує свій функціонал.

На жаль, мало хто знайомий з можливостями Gmail, тому витрачають багато часу на пошук і надсилання листів.

Буває, що людина знає, як зареєструватися в Gmail, але не розуміє, як очистити папку “Вхідні” або впорядкувати листи.

Часто виникають труднощі з архівацією та видаленням повідомлень.

У результаті Ви витрачаєте цінний час на те, щоб розібратися з функціоналом.

Ми зібрали для Вас 16 практичних порад щодо роботи з гугл-поштою, щоб скоротити Ваш час на пошук нових листів у 2-3 рази.

Спершу розберемося, як почистити вхідні.

Як почистити “Вхідні”?

Видалення листів.

Відновлення з кошика.

Архівація.

Виведення непрочитаних листів у папці “Вхідні”.

Якщо в папці “Вхідні” накопичилося надто багато повідомлень за кілька днів або навіть місяців, може виникнути питання, як очистити пошту Gmail.

Видалення листів

Щоб видалити лист або ланцюжок листів, натисніть на значок “Видалити” праворуч.

Якщо потрібно видалити всі ланцюжки листів від обраного адресата:

• введіть адресу поштової скриньки в рядок пошуку і натисніть Enter;
• встановіть галочку “Виділити все” і натисніть на значок “Видалити”.

Як видалити всі непрочитані листи Gmail?

В офіційній довідці Google зазначено, що для видалення всіх повідомлень однієї категорії потрібно:

• відкрити Gmail на ПК (з телефону це зробити не вийде);
• у верхній панелі, над списком листів, клацнути на символ “Стрілка вниз”;
• натиснути на значок “Обрати все” або “Обрати всі ланцюжки” (актуально, якщо листів багато і вони не поміщаються на одній сторінці);
• клацнути на символ “Видалити”.

Тепер Ви знаєте, як швидко очистити пошту Gmail.

Як відновити листи в Gmail.com?

Якщо Ви випадково видалили повідомлення, його можна відновити з “Кошика” протягом 30 днів.

Для цього:

• перейдіть у розділ “Кошик” лівого бічного меню;
• виберіть потрібне повідомлення (яке потрібно відновити);
• натисніть на значок “Перемістити у вхідні”.

Архівація листів

За необхідності Ви можете відправити менш пріоритетні листи в архів, щоб вони не відвертали увагу у “Вхідних”.

Для цього:

• позначте галочкою потрібні листи;
• натисніть на кнопку “Архівувати” на панелі зверху.

Після цього листи перестануть відображатися в папці “Вхідні”.

Тепер ви знаєте, як архівувати пошту Gmail.

Як повернути лист з архіву Gmail?

Для цього Ви можете скористатися пошуковим рядком Gmail (пошук здійснюється за всіма листами, включно із заархівованими).

Другий спосіб — перейти в категорію “Вся пошта”, скориставшись бічним меню.

У цьому розділі зберігаються всі листи, зокрема архівні.

Розділ “Вся пошта” знаходиться в панелі зліва, під переліком міток і категорій.

Щоб відкрити його, клацніть на стрілку “Ще” і виберіть відповідний рядок.

Якщо Ви випадково заархівували лист, завжди можна легко відновити його в папці “Вхідні”.

Для цього:

• перейдіть у розділ “Вся пошта”;
• позначте галочкою листи, які хочете відновити;
• натисніть на кнопку “Перемістити у вхідні”.

Тепер Ви знаєте, де архів у гугл-пошті.

За допомогою функції архівації Ви можете відсортувати повідомлення, щоб швидше знаходити пріоритетні листи та підвищити ефективність роботи.

Виведення непрочитаних листів у папці “Вхідні”

Поштовий сервіс Gmail за замовчуванням сортує всі вхідні повідомлення за датою.

У деяких випадках зручніше, коли непрочитані повідомлення розташовані в самому верху. Це легко можна налаштувати.

Для цього:

• клацніть на стрілочку навпроти ярлика “Вхідні” на лівій бічній панелі;
• встановіть необхідний варіант сортування.

Вам потрібні продажі?

Заповніть форму нижче і я допоможу налаштувати канал продажів контекстної реклами на ваш сайт!

Вибір важливих листів

Важливі та позначені листи.

Швидкий пошук інформації за допомогою спеціальних символів.

Думки зарубіжних експертів підтверджують, що підвищення ефективності роботи з Gmail — актуальна тема для багатьох користувачів.

Особливо гостро стоїть питання прискорення пошуку інформації.

Для цього в Gmail ви можете позначати важливі повідомлення за допомогою спеціальних символів.

Щоб перемістити лист у папку “Важливі”, клацніть на спеціальний прапорець навпроти повідомлення.

Аналогічним чином можна зняти пріоритет із повідомлення, повторно клацнувши на прапорець.

Крім того, пріоритетні повідомлення можна додати в папку “Позначені”.

Для цього просто клацніть на зірочку, розташовану ліворуч від листа.

Прибрати пріоритет можна аналогічним чином, повторно клацнувши на зірочку.

Якщо звичайної зірочки замало, перейдіть у Налаштування -> Загальні -> Зірки та виберіть відповідний символ.

Рекомендуємо для читання:

1. 3 види комерційних пропозицій (або як написати комерційну пропозицію, від якої неможливо відмовитися)
2. Що таке digital-агентство: 3 типи та 5 основних напрямів діяльності

Сортування листів

Ярлики, вкладки та категорії.

Додавання нових міток.

Виділення ярликів кольором.

Фільтрація листів.

У сервісі Gmail передбачена зручна система сортування листів.

Щоб Ви змогли швидко розібратися, розглянемо базові поняття: ярлик, категорія, вкладка.

Ярлики (мітки)

До системних ярликів, або системних міток, відносять папки, розташовані в лівій бічній панелі, – “Вхідні”, “Зазначені”, “Відкладені”, “Важливі”, “Відправлені” тощо.

Мітки призначені для зручного сортування листів і швидкого пошуку інформації.

За допомогою ярликів ви можете легко знайти ланцюжки важливих листів або швидко переглянути відправлені повідомлення.

За необхідності можна створити свій власний ярлик.

Припустимо, Ви плануєте проведення заходу і хочете зібрати всі вхідні заявки в одну папку.

Для цього:

• прокрутіть бічну панель вниз до упору;
• клацніть на кнопку “Створити ярлик”;

• введіть назву нової мітки у віконці, що відкрилося, і натисніть на кнопку “Створити”;

Після цього додана мітка з’явиться в панелі ліворуч, під системними ярликами.

Щоб перемістити повідомлення у новостворену папку “Тестова мітка”, проведемо низку нескладних маніпуляцій.

• відкрийте потрібне повідомлення;
• виберіть іконку “Ярлики” на панелі зверху і встановіть галочку навпроти мітки з відповідною назвою.

Після цього повідомлення з’явиться в папці “Тестова мітка”.

За необхідності Ви можете легко переміщати листи між папками в Gmail скільки завгодно в будь-якій послідовності, використовуючи цей простий алгоритм.

Виділення міток кольором

Для наочного і швидкого пошуку інформації мітки в Gmail можна виділити кольором.

Для цього клацніть на три крапки біля ярлика й у віконці, що відкрилося, виберіть відповідний колір.

Тепер Ви легко зможете знаходити повідомлення за допомогою кольорових покажчиків.

Фільтрація схожих листів

Сервіс Gmail передбачає можливість швидкої фільтрації схожих листів.

Це оптимально в тому разі, якщо Ви хочете привласнити низку ідентичних операцій для всіх ланцюжків повідомлень від конкретного адресата, а також листів, що мають спільну тему тощо.

Для цього:

• відкрийте лист, натисніть на три крапки в правому верхньому кутку і виберіть пункт “Фільтрувати схожі листи”;

• налаштуйте віконце фільтрації, задайте параметри, за якими збираєтеся фільтрувати, у нашому випадку — адреса відправника, і натисніть на кнопку “Створити фільтр”;

• виберіть, яку дію потрібно присвоїти листам, що надходитимуть від зазначеного адресата, і повторно натисніть на кнопку “Створити фільтр”.

У цьому разі під час надходження повідомлення від зазначеного адресата листи за замовчуванням потраплятимуть у папку “Тестова мітка”.

За необхідності Ви можете застосувати новостворений фільтр до наявних ланцюжків листів, встановивши галочку в нижньому віконці.

Категорії та вкладки

Для зручності навігації в поштовому сервісі Gmail передбачено категорії та вкладки.

Категорії відображаються в лівій бічній панелі разом з іншими ярликами.

Вкладки розташовані у верхній частині екрана Gmail над вхідними повідомленнями.

Поштовий сервіс пропонує такий набір системних вкладок:

• невідсортовані;
• соцмережі;
• форуми;
• оновлення;
• промоакції.

Сервіс автоматично сортує вхідні повідомлення за цими категоріями, використовуючи вбудований алгоритм.

Щоб налаштувати панель відображення вкладок, перейдіть у Налаштування -> Загальні -> Папка “Вхідні” і встановіть галочки навпроти необхідних полів.

Наприклад, після збереження змін вкладка “Форуми” з’явиться у верхній панелі.

Таким чином, Ви можете вивести часто використовувані категорії для зручності навігації.

Автоматизація роботи з сервісом

Автоматичне прочитання листів.

Автоматичні відповіді.

Створення шаблону для швидкої відповіді.

Автоматичне прочитання листів

Якщо Вам часто приходять системні повідомлення зі встановлених додатків, сповіщення від бірж та інший нав’язливий контент, скористайтеся фільтрацією листів Gmail, про яку ми згадували раніше.

Тільки цього разу у віконці налаштування фільтра встановіть галочку навпроти “Відзначити як прочитане”.

Таким чином, усі листи, одержувані від обраного адресата, за замовчуванням вважатимуться прочитаними.

Автоматичні відповіді

Іноді доводиться відповідати однаково на однотипні листи.

Для таких листів у сервісі були придумані автоматичні відповіді.

Це працює за таким принципом:

• створюєте шаблон відповіді;
• отримавши лист, просто вибираєте потрібний шаблон в 1 клік;
• відповідь автоматично вставляється в поле відповіді.

Щоб увімкнути цю функцію, потрібно зайти в Налаштування -> Загальні -> Розширені та вибрати пункт “Увімкнути” в розділі “Шаблони”.

Після цього у вікні надсилання повідомлення, у розділі “Додатково”, праворуч унизу, з’явиться функція “Шаблони”.

Щоб зберегти перший шаблон, введіть текст у поле введення і натисніть на кнопку “Зберегти чернетку як шаблон”.

Тепер Ви можете вибрати збережений шаблон відповіді під час надсилання листів вручну або створити автоматичні відповіді, скориставшись додатковою функцією фільтрації.

Щоб надіслати відповідь вручну, у вікні відправлення повідомлення перейдіть у розділ “Додатково” -> “Шаблони” і виберіть створений раніше шаблон.

Після цього текст з’явиться в полі введення автоматично, Вам не доведеться вводити його вручну.

Використовуючи цю функцію у зв’язці з функцією фільтрації, про яку ми згадували раніше, можна налаштувати автоматичне надсилання відповідей на листи із заданими характеристиками (темою, адресатом тощо).

Для цього:

• перейдіть у верхній розділ “Додатково” вікна відправки;

• виберіть функцію “Фільтрувати схожі листи”;

• заповніть параметри фільтрації та у вікні, що відкрилося, виберіть необхідну дію (Відправити шаблон -> Тестовий шаблон).

У цьому разі всі листи, що підходять під встановлений фільтр, отримуватимуть автоматичну відповідь.

Інші корисні функції

Пошук ланцюжків листів.

Перевірка пошти на смартфоні.

Перегляд документів у Gmail.

Швидкі клавіші.

Відкладене надсилання листів.

Пошук ланцюжків листів

Припустимо, Ви вирішили відкрити пошту Gmail і знайти всю історію листування з конкретним адресатом.

Для цього просто введіть адресу його поштової скриньки у верхній рядок пошуку і натисніть кнопку Enter.

Пошук також дає змогу знаходити листи за фразами або найменуванням прикріплених до листа файлів, що досить зручно.

Для цього просто введіть потрібні ключові слова в рядок пошуку.

Пошук актуальний у тому разі, якщо вхід у джимейл-пошту здійснюється не дуже часто, і Ви можете просто забути, з ким і про що вели раніше листування.

Ця функція дасть змогу швидко відновити історію.

Крім того, зручно, що листи, які є відповідями, збираються в ланцюжки.

Це економить місце в списку і дає змогу зручно стежити за історією.

Перевірка пошти на смартфоні

Якщо Ви вирішили створити електронну пошту Гугл і переглядати вхідні повідомлення зі смартфона, встановіть мобільний застосунок Gmail.

Це дасть змогу комфортно працювати з функціоналом сервісу.

Сторонні розробники також випускають багато сумісних додатків для iPhone і Android.

Крім того, завдяки мобільній адаптації Gmail Ви зможете користуватися вебверсією сервісу в браузері телефону.

Реєстрація в джимейлі через телефон не становитиме труднощів.

Перегляд документів у Gmail

До Вашого листа доклали файл (word, pdf тощо)?

Зовсім не обов’язково завантажувати його на комп’ютер для перегляду.

Досить клацнути по ньому 1 раз лівою кнопкою миші і відкрити документ прямо в браузері, щоб позбутися зайвих рухів тіла.

Крім того, можна відразу зберегти документ на гугл-диск, що дуже практично для тих, хто вирішив завести пошту gmail.com для бізнесу.

Якщо зручніше переглядати файли в офлайн-режимі, їх можна просто завантажити, натиснувши на стрілку завантаження.

Можливо, Вам також буде цікаво, як завантажити відео з Ютуба.

Швидкі клавіші

Пошта Gmail передбачає використання гарячих клавіш для швидкого управління.

Для цього перейдіть у Налаштування -> Розширені -> Користувацькі швидкі клавіші, виберіть пункт “Увімкнути” і збережіть зміни.

Після цього в налаштуваннях з’явиться панель, де можна налаштувати поєднання гарячих клавіш для комфортної роботи з сервісом.

Відкладене відправлення

Раніше для надсилання листів із затримкою доводилося використовувати додаткові сервіси.

Тепер компанія Google впровадила цей функціонал у Gmail.

Щоб відкласти відправлення листа, вам достатньо клацнути на трикутник у кнопці відправлення і вибрати “Запланувати відправлення”.

Скасування відправлення

Випадково відправили повідомлення не тому адресату або не встигли дописати лист? Не проблема.

У Gmail передбачена функція скасування відправлення протягом: 10, 20 або 30 секунд.

Для цього перейдіть у Налаштування → Загальні → Скасувати відправлення.

Поставте галочку навпроти бажаного періоду скасування.

Висновки

Зареєструватися на Gmail — оптимальне рішення для тих, хто веде ділове або особисте листування електронною поштою.

Сервіс від Google вельми функціональний.

У ньому передбачені можливості фільтрації, автоматичних відповідей, архівації, сортування повідомлень, створення категорії листів і не тільки.

За необхідності можна використовувати гарячі клавіші і загалом налаштувати сервіс під себе для комфортної роботи.

У блозі SEOquick Ви також можете детальніше ознайомитися з іншими гугл-сервісами, наприклад, Google Analytics.