8 ситуаций, когда не обойтись без сопроводительного письма(21 совет, как сделать его убедительным)

Когда люди приходили к работодателю лично и приносили резюме мелким почерком на листке в клетку, такого понятия не существовало.

Сегодня, в 2020, когда весь мир устремился в онлайн, — существует.

Более того, без сопроводительного письма вероятность, что HR откроет ваше резюме, снижается.

Около 2 лет назад на площадке VC.ru были опубликованы результаты небольшого исследования, которое показало, что эйчары лучше реагируют на резюме с сопроводительными письмами.

Особенно если они живые, нешаблонные, но при этом не выходящие за рамки приличий.

Сопроводительное письмо — тоже контент, который помогает в продвижении конкретного человека.

И как любой контент письмо должно быть подготовлено качественно.

Мы иногда тоже ищем специалистов в свою команду и закапываемся с головой в кучи однотипных, скучных, вызывающих, пустых, чересчур подробных или слишком креативных резюме.

И на этом фоне начинаем очень ценить тех, кто собирается с силами и пишет короткое, чёткое и ёмкое сопроводительное письмо, тем самым экономя наше время.

Поэтому добрый совет: если Вы ищете работу, отправляете резюме через Интернет и если готовы получить job offer мечты, пишите письма! Сопроводительные, по всем правилам.

В современной бизнес-практике сопроводительные письма — элемент необязательный, факультативный.

Но мы насчитали как минимум 8 ситуаций, когда написать такое письмо точно нужно. Иначе Вы не в деле.

Итак, сопроводительное письмо обязательно в случаях…

…Если в описании вакансии есть что-то вроде «отклики без сопроводительного письма не рассматриваем». Проигнорировать прямое требование потенциального работодателя — значит проявить к нему неуважение.

…Если резюме отправляет молодой специалист, недавний выпускник без практического опыта.

В резюме можно показать только факты (а их в данном случае кот наплакал); в сопроводительном письме — энтузиазм, заинтересованность и желание работать.

…Если человек меняет сферу деятельности, например, из продавца хочет переквалифицироваться в веб-дизайнера или из логиста в проджект-менеджера.

В этом случае сопроводительное письмо — возможность кратко рассказать о своей мотивации, о том, что Вы уже умеете, и почему у Вас обязательно всё получится.

…Если человек отправляет резюме на топовую позицию. Сопроводительное письмо само собой разумеется, когда речь идёт о высшем менеджменте. Каждый управленец должен уметь убедительно презентовать как минимум себя.

…Если соискатель не полностью соответствует формальным требованиям: опыт, образование, возраст, география, дополнительные скиллы.

Нередко требования в вакансиях завышены, и через некоторое время эйчары, поняв, что идеального соискателя в природе не существует, возвращаются к запомнившимся неидеальным резюме с сопроводительными письмами.

…Если человек отправляет резюме в международную или иностранную компанию. В этом случае мало просто сопроводительного письма, оно ещё должно быть написано на языке, привычном эйчарам и руководителям компании.

Чаще всего это язык международного общения — английский.

…Если резюме отправляется на высококонкурентную должность, которая наверняка собрала уже под сотню откликов.

Это повышение вероятности, что Вас заметят. В письме можно сделать акцент на тех требованиях, которые указаны в описании конкретной вакансии.

…Если соискатель претендует на творческую вакансию: художник в офлайне, пикчер в онлайне, музыкант, сценарист, креативный директор.

В этом случае сопроводительное письмо даже важнее, чем резюме, потому что позволяет выйти за рамки общепринятого оформления документов и блеснуть индивидуальностью стиля.

Мы уже коснулись тех задач, которые решает сопроводительное письмо. Это:

• показать уважение к работодателю;
• привлечь внимание HR;
• выйти за рамки стандартов резюме (а они весьма жёсткие, например, в классическом резюме не принято писать о личных качествах, это раздражает и отвлекает эйчаров);
• показать мотивацию;
• обосновать, почему человек меняет сферу деятельности;
• акцентировать внимание на релевантном опыте;
• выделить резюме среди десятков типовых отписок.

Этот список можно расширить. Сопроводительное письмо помогает также:

• повысить шансы пройти первичный отбор;
• убедить работодателя в том, что Вы лучший;
• «продать» Вас как специалиста;
• объяснить перерывы в трудовом стаже;
• предупредить вопросы и снять возражения эйчара;
• показать человеческие эмоции.

Нам представляется, что этих доводов вполне достаточно, чтобы разобраться с тем, как писать сопроводительные письма.

Структура сопроводительного письма включает приветствие, основную часть, заключение и контактную информацию.

Содержание письма должно отвечать на три вопроса, которые точно возникнут у эйчара:

• «Почему мне нужно потратить ещё 5 минут и открыть резюме именно этого человека?»
• «Чем он может быть ценен и полезен нашей компании?»
• «Почему он хочет работать именно у нас?»

Вы можете вместить в 3-4 абзаца сопроводительного письма (больше не нужно — эйчары не склонны читать поэмы и философские рассуждения) информацию о Вашем опыте, личных качествах, значимых для работодателя, причине смены работы (это важно), мотивации и о том, чем Вы будете полезны в той должности, на которую претендуете.

Не забудьте указать средства для быстрой связи: лучше всего — телефон и адрес электронной почты.

Даже если контакты уже есть в резюме, их лучше продублировать.

Но всё-таки есть ситуации, когда сопроводительное письмо совершенно необязательно.

Оно будет излишним, если Вы претендуете на линейную массовую должность.

Так, при наборе курьеров, кассиров в супермаркеты, таксистов или операторов крупного колл-центра эйчары вряд ли будут ориентироваться на сопроводительное письмо.

Вполне достаточно будет желания, относительной адекватности и релевантного опыта соискателя.

Если резюме составляется по общим правилам, и в ход идут в основном факты, то сопроводительное письмо позволяет уловить и отразить tone of voice (тональность общения) компании и показать, что Вы находитесь с ней на одной волне.

Для этого важно собрать информацию о компании и посмотреть, в каком тоне её представители общаются с аудиторией.

Ведь сотрудники IT-компании наверняка общаются не так, как рабочие крупного металлургического комбината, а менеджеры интернет-магазина женского белья не так, как производители офисной мебели.

Как собрать информацию о компании? Мы советуем использовать 3 источника и 1 дополнительную возможность.

Источник 1. Официальный сайт компании. Часто на сайтах компании есть информация о принципах, по которым она живёт.

Иногда это всего лишь декларация, но в некоторых случаях — отражение реальной позиции компании.

Найти сайт и почитать, чем живёт, гордится и дышит потенциальный работодатель, — это и логично, и полезно.

Источник 2. Вакансии компании на сайтах по поиску сотрудников. На крупных «работных» порталах всегда есть краткая информация о компании в изложении её же представителей.

Информацию можно обнаружить, нажав на логотип компании в любой из вакансий.

На страничке с описанием собраны ссылки на все актуальные вакансии этого работодателя (чем крупнее компания, тем, как правило, больше вакансий).

Внимательному соискателю есть смысл их проанализировать, чтобы понять, что ценят в сотрудниках руководители и эйчары, на чём есть смысл сделать акцент при подготовке сопроводительного письма.

Источник 3. Группы/сообщества компании в социальных сетях. Как правило, общение здесь более свободное и tone of voice уловить проще.

Обратите внимание на то, как общаются модераторы групп с аудиторией, какой формат преобладает — дружеский или официально-деловой?

Копировать тон соцсетей в сопроводительном письме не нужно, но учесть его стоит.

Дополнительная возможность. Часто в описании вакансии указано контактное лицо с именем, отчеством, фамилией и должностью.

Если это Ваш случай, отлично. Обратитесь к эйчару в письме по имени, а если в компании принято, то и по отчеству.

В его личный tone of voice Вы попадёте точно! А значит, вероятность открытия Вашего резюме будет выше.

За конверсию при поиске работы отвечает резюме. А за трафик, который на него придёт — сопроводительное письмо.

Правильное сопроводительное письмо, которое заставит эйчара заплакать от восторга и открыть резюме, — какое оно?

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера с точки зрения портала SuperJob:

А вот так видит достойные сопроводительные письма портал HH.ru:

Мы собрали 21 совет, который поможет Вам усилить сопроводительное письмо, огранить его как бриллиант, и простой набор слов превратить в мощный снаряд с направленным действием. Вот они:

1. Дополняйте, а не дублируйте. Не повторяйте в сопроводительном письме то, что уже есть в резюме. Читать одну и ту же информацию два раза эйчару нет никакого смысла. Это отнимает время, раздражает и не принесёт Вам пользы.
2. Не исповедуйтесь и не рассказывайте биографию. Пишите только то, что имеет отношение к делу, к должности, которую Вы хотите занять.
3. Не спрашивайте о рабочем графике, премиях, условиях. Такие детали принято обсуждать при личной встрече, а не в переписке.
4. Обойдитесь без штампов и канцелярщины. «Я имею желание работать в Вашей компании», «Я являюсь специалистом высокого уровня» — всё это никуда не годится. «Являются» только привидения нервным барышням, а бюрократизм «имею желание» легко заменить человеческим «очень хочу».
5. Не пишите о личных качествах, не имеющих отношения к вакансии. Например, рассказывать о любви к животным есть смысл только в случае, когда Вы претендуете на работу в ветеринарной клинике.
6. Обойдитесь без описания нерелевантного вакансии опыта. Нет никакого резона писать о большом опыте работы библиотекарем, если Вы нацелились на должность финансового советника.
7. Не давайте информацию, которая покажет, что Вы в сложном положении, и на вакансию польстились от безысходности. Не делайте так: «Добрый день. Я преподаватель английского, но поскольку сейчас не могу найти работу, то хотела бы попробовать работать синхронным переводчиком в Вашей компании». И тем более вот так: «В связи со сложными жизненными обстоятельствами рассматриваю любую работу, так или иначе связанную с финансами — бухгалтерскую, аналитическую; полагаю, что справлюсь и с должностью коммерческого директора».
8. Сделайте упор на конкретику. Вместо «опытный менеджер» напишите: «10 лет успешно работаю в сфере продаж», а вместо «показываю высокую эффективность» — «на последнем месте работы я снизил стоимость привлечённого клиента на 55%».
9. Не злоупотребляйте отраслевой терминологией. Эйчары могут не знать некоторых технических терминов и профессионализмов, которые используют, например, программисты. Использование непонятных эйчару слов в сопроводительном письме снизит вероятность интереса к Вашему резюме. Никому не нравится чувствовать себя «не в теме». Объясняйте сложное как можно проще.
10. Не пытайтесь найти идеальное сопроводительное письмо и отрерайтить его для себя. Это не работает! Только индивидуальность, только подготовка отдельного продуманного варианта для каждой вакансии.
11. Покажите знание делового этикета. Не заигрывайте, не допускайте фамильярности; проявлять остроумие тоже нежелательно. Будьте дружелюбны, вежливы и внимательны; пишите живо и (очень желательно) от души.
12. Добавьте эмоций. Иногда эмоции продают даже лучше фактов. Помогите эйчару увидеть живого человека за несколькими абзацами текста и считайте, что job offer Ваш. По крайней мере, до собеседования Вы точно доберётесь!
13. Говорите о будущем. Если резюме — объективная фиксация прошлого, то сопроводительное письмо ориентировано на будущее; на то, чем Вы в будущем сможете быть полезны компании.
14. Напишите о лёгкой обучаемости (если это соответствует действительности) или как минимум о готовности учиться дальше. Люди, которые не боятся учиться и расширять компетенции, — ценное приобретение для множества компаний. Ведь при желании они легко могут освоить новый функционал и перейти на другую должность.
15. Стремитесь к лаконичности. Как мы уже писали, Ваш ориентир: не больше 15 фраз.
16. Проверьте структуру. Помните? Приветствие — основная часть — заключение — координаты. Сопроводительное письмо не должно выглядеть как поток сознания.
17. Используйте маркированные списки. Если в тексте письма есть перечисление 3-4 пунктов, для облегчения восприятия оформите их списком. Одно письмо — максимум один список.
18. Используйте постскриптум для привлечения внимания. Вынесите в постскриптум важную информацию, которая может принести Вам дополнительные очки. Например: «P.S. Могу предоставить кейс о том, как всего один лендинг с моим текстом собрал 11000 регистраций на вебинар».
19. Вспомните о правилах продающего текста и завершите письмо не слишком прямым, но понятным призывом к действию. Например: «Благодарю Вас за внимание к моему резюме», «С готовностью отвечу на любые Ваши вопросы», «Надеюсь, что на собеседовании смогу более полно рассказать о своем опыте и возможностях».
20. Обратите внимание на свой email-адрес. [email protected] или [email protected] не то, что вызовет доверие эйчара. Желательно оставлять почтовый адрес с именем и фамилией, вида [email protected] Это будет в рамках деловой этики и поможет запомнить Ваши имя и фамилию.
21. Внимательнее с орфографией и пунктуацией. Прежде чем отправить сопроводительное письмо, всегда проверяйте орфографию. Например, при помощи сервиса text.ru, который существенно грамотней, чем привычный Microsoft Word. Ошибки в таком коротком формате заметны и особенно обидны.

Выводы

Сопроводительное письмо — вид контента, который лучше всего покажет эйчару общую культуру соискателя.

Отнеситесь к его составлению серьёзно, ведь от него может зависеть Ваша карьера. А это немало.

Особенно сейчас, в 2020 году, когда мир меняется буквально на наших глазах.

Кстати: расширьте список площадок для размещения резюме, собрав адреса сайтов и блогов для поиска работы по вашей специализации.

Закидывайте невод максимально широко, чтобы в итоге поймать Золотую Рыбку.