16 функций Gmail, которые упростят Вам жизнь

Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов во всем мире.

По статистике, он занимает около 20% рынка и имеет широкие функциональные возможности.

Все, что нужно знать о работе с Gmail — в одной статье.

16 крутых фишек сервиса, которые помогут, если Вы решили зарегистрировать почту Gmail.

В Вашем почтовом ящике всегда будет порядок.

Вы легко сможете найти нужное письмо и сэкономить время на ведении переписок.

Сперва разберемся, почему важно знать секретные фишки работы с гугл-почтой:

61% людей в возрасте от 18 до 29 лет используют Gmail	20% мирового рынка электронной почты занимает джимейл
1,5 млрд пользователей в месяц в 2019 году	27% всех открытий электронной почты приходится на Gmail

По статистике, более 61% владельцев бизнеса используют почту Гугл.

Это неудивительно, ведь с каждым годом сервис модернизирует свой функционал.

К сожалению, немногие знакомы с возможностями Gmail, поэтому тратят много времени на поиск и отправку писем.

Бывает, что человек знает, как зарегистрироваться в Gmail, но не понимает, как очистить папку «Входящие» или отсортировать письма.

Часто возникают трудности с архивацией и удалением сообщений.

В результате Вы тратите ценное время на то, чтобы разобраться с функционалом.

Мы собрали для Вас 16 практических советов по работе с гугл-почтой, чтобы сократить Ваше время на поиск новых писем в 2-3 раза.

Сперва разберемся, как почистить входящие.

Как почистить «Входящие»?

Удаление писем.

Восстановление из корзины.

Архивация.

Вывод непрочитанных писем в папке «Входящие».

Если в папке «Входящие» накопилось слишком много сообщений за несколько дней или даже месяцев, может возникнуть вопрос, как очистить почту Gmail.

Удаление писем

Чтобы удалить письмо или цепочку писем, нажмите на значок «Удалить» справа.

Если требуется удалить все цепочки писем от выбранного адресата:

• введите адрес почтового ящика в строку поиска и нажмите Enter;
• установите галочку «Выделить все» и нажмите на значок «Удалить».

Как удалить все непрочитанные письма Gmail?

В официальной справке Google указано, что для удаления всех сообщений одной категории нужно:

• открыть Gmail на ПК (с телефона это сделать не получится);
• в верхней панели, над списком писем, кликнуть на символ «Стрелка вниз»;
• нажать на значок «Выбрать все» или «Выбрать все цепочки» (актуально, если писем много и они не помещаются на одной странице);
• кликнуть на символ «Удалить».

Теперь Вы знаете, как быстро очистить почту Gmail.

Как восстановить письма в Gmail.com?

Если Вы случайно удалили сообщение, его можно восстановить из «Корзины» в течение 30 дней.

Для этого:

• перейдите в раздел «Корзина» левого бокового меню;
• выберите требуемое сообщение (которое нужно восстановить);
• нажмите на значок «Переместить во входящие».

Архивация писем

При необходимости Вы можете отправить менее приоритетные письма в архив, чтобы они не отвлекали внимание во «Входящих».

Для этого:

• отметьте галочкой требуемые письма;
• нажмите на кнопку «Архивировать» на панели сверху.

После этого письма перестанут отображаться в папке «Входящие».

Теперь Вы знаете, как архивировать почту Gmail.

Как вернуть письмо из архива Gmail?

Для этого Вы можете воспользоваться поисковой строкой Gmail (поиск осуществляется по всем письмам, включая заархивированные).

Второй способ — перейти в категорию «Вся почта», воспользовавшись боковым меню.

В этом разделе хранятся все письма, в том числе архивные.

Раздел «Вся почта» находится в панели слева, под перечнем меток и категорий.

Чтобы открыть его, кликните на стрелку «Еще» и выберите соответствующую строку.

Если Вы случайно заархивировали письмо, всегда можно легко восстановить его в папке «Входящие».

Для этого:

• перейдите в раздел «Вся почта»;
• отметьте галочкой письма, которые хотите восстановить;
• нажмите на кнопку «Переместить во входящие».

Теперь Вы знаете, где архив в гугл-почте.

С помощью функции архивации Вы можете отсортировать сообщения, чтобы быстрее находить приоритетные письма и повысить эффективность работы.

Вывод непрочитанных писем в папке «Входящие»

Почтовый сервис Gmail по умолчанию сортирует все входящие сообщения по дате.

В некоторых случаях удобнее, когда непрочитанные сообщения расположены в самом верху. Это легко можно настроить.

Для этого:

• кликните на стрелочку напротив ярлыка «Входящие» на левой боковой панели;
• установите требуемый вариант сортировки.

Вам нужны продажи?

Заполните форму ниже и я помогу настроить канал продаж контекстной рекламы на ваш сайт!

Выбор важных писем

Важные и помеченные письма.

Быстрый поиск информации с помощью специальных символов.

Мнения зарубежных экспертов подтверждают, что повышение эффективности работы с Gmail — актуальная тема для многих пользователей.

Особенно остро стоит вопрос ускорения поиска информации.

Для этого в Gmail Вы можете отмечать важные сообщения с помощью специальных символов.

Чтобы переместить письмо в папку «Важные», кликните на специальный флажок напротив сообщения.

Аналогичным образом можно снять приоритет с сообщения, повторно кликнув на флажок.

Кроме того, приоритетные сообщения можно добавить в папку «Помеченные».

Для этого просто кликните на звездочку, расположенную слева от письма.

Убрать приоритет можно аналогичным образом, повторно кликнув на звездочку.

Если обычной звездочки мало, перейдите в Настройки –> Общие –> Звезды и выберите подходящий символ.

Рекомендуем для чтения:

1. 3 вида коммерческих предложений (или как написать компред, от которого невозможно отказаться)
2. Что такое digital-агентство: 3 типа и 5 основных направлений деятельности

Сортировка писем

Ярлыки, вкладки и категории.

Добавление новых меток.

Выделение ярлыков цветом.

Фильтрация писем.

В сервисе Gmail предусмотрена удобная система сортировки писем.

Чтобы Вы смогли быстро разобраться, рассмотрим базовые понятия: ярлык, категория, вкладка.

Ярлыки (метки)

К системным ярлыкам, или системным меткам, относят папки, расположенные в левой боковой панели — «Входящие», «Помеченные», «Отложенные», «Важные», «Отправленные» и пр.

Метки предназначены для удобной сортировки писем и быстрого поиска информации.

С помощью ярлыков Вы можете легко найти цепочки важных писем или быстро просмотреть отправленные сообщения.

При необходимости можно создать свой собственный ярлык.

Допустим, Вы планируете проведение мероприятия и хотите собрать все входящие заявки в одну папку.

Для этого:

• прокрутите боковую панель вниз до упора;
• кликните на кнопку «Создать ярлык»;

• введите название новой метки в открывшемся окошке и нажмите на кнопку «Создать»;

После этого добавленная метка появится в панели слева, под системными ярлыками.

Чтобы переместить сообщение во вновь созданную папку «Тестовая метка», проведем ряд несложных манипуляций.

• откройте требуемое сообщение;
• выберите иконку «Ярлыки» на панели сверху и установите галочку напротив метки с соответствующим названием.

После этого сообщение появится в папке «Тестовая метка».

При необходимости Вы можете легко перемещать письма между папками в Gmail сколько угодно в любой последовательности, используя этот простой алгоритм.

Выделение меток цветом

Для наглядного и быстрого поиска информации метки в Gmail можно выделить цветом.

Для этого кликните на троеточие возле ярлыка и в открывшемся окошке выберите соответствующий цвет.

Теперь Вы легко сможете находить сообщения с помощью цветных указателей.

Фильтрация похожих писем

Сервис Gmail предусматривает возможность быстрой фильтрации схожих писем.

Это оптимально в том случае, если Вы хотите присвоить ряд идентичных операций для всех цепочек сообщений от конкретного адресата, а также писем, имеющих общую тему и пр.

Для этого:

• откройте письмо, нажмите на троеточие в правом верхнем углу и выберите пункт «Фильтровать похожие письма»;

• настройте окошко фильтрации, задайте параметры, по которым собираетесь фильтровать, в нашем случае — адрес отправителя, и нажмите на кнопку «Создать фильтр»;

• выберите, какое действие нужно присвоить письмам, которые будут поступать от указанного адресата, и повторно нажмите на кнопку «Создать фильтр».

В данном случае при поступлении сообщения от указанного адресата письма будут по умолчанию попадать в папку «Тестовая метка».

При необходимости Вы можете применить вновь созданный фильтр к существующим цепочкам писем, установив галочку в нижнем окошке.

Категории и вкладки

Для удобства навигации в почтовом сервисе Gmail предусмотрены категории и вкладки.

Категории отображаются в левой боковой панели вместе с другими ярлыками.

Вкладки находятся в верхней части экрана Gmail над входящими сообщениями.

Почтовый сервис предлагает следующий набор системных вкладок:

• неотсортированные;
• соцсети;
• форумы;
• обновления;
• промоакции.

Сервис автоматически сортирует входящие сообщения по данным категориям, используя встроенный алгоритм.

Чтобы настроить панель отображения вкладок, перейдите в Настройки –> Общие –> Папка «Входящие» и установите галочки напротив требуемых полей.

Например, после сохранения изменений вкладка «Форумы» появится в верхней панели.

Таким образом, Вы можете вывести часто используемые категории для удобства навигации.

Автоматизация работы с сервисом

Автоматическое прочтение писем.

Автоматические ответы.

Создание шаблона для быстрого ответа.

Автоматическое прочтение писем

Если Вам часто приходят системные уведомления с установленных приложений, оповещения от бирж и прочий навязчивый контент, воспользуйтесь фильтрацией писем Gmail, о которой мы упоминали ранее.

Только на этот раз в открывшемся окошке настройки фильтра установите галочку напротив «Отметить как прочитанное».

Таким образом, все письма, получаемые от выбранного адресата, по умолчанию будут считаться прочитанными.

Автоматические ответы

Иногда приходится отвечать одинаково на однотипные письма.

Для таких писем в сервисе были придуманы автоматические ответы.

Это работает по такому принципу:

• создаете шаблон ответа;
• получив письмо, просто выбираете нужный шаблон в 1 клик;
• ответ автоматически вставляется в поле ответа.

Чтобы включить эту функцию, нужно зайти в Настройки –> Общие –> Расширенные и выбрать пункт «Включить» в разделе «Шаблоны».

После этого в окне отправки сообщения, в разделе «Дополнительно», справа внизу, появится функция «Шаблоны».

Чтобы сохранить первый шаблон, введите текст в поле ввода и нажмите на кнопку «Сохранить черновик как шаблон».

Теперь Вы можете выбрать сохраненный шаблон ответа при отправке писем вручную или создать автоматические ответы, воспользовавшись дополнительной функцией фильтрации.

Чтобы отправить ответ вручную, в окне отправки сообщения перейдите в раздел «Дополнительно» –> «Шаблоны» и выберите созданный ранее шаблон.

После этого текст появится в поле ввода автоматически, Вам не придется вводить его вручную.

Используя эту функцию в связке с функцией фильтрации, о которой мы упоминали ранее, можно настроить автоматическую отправку ответов на письма с заданными характеристиками (темой, адресатом и пр.).

Для этого:

• перейдите в верхний раздел «Дополнительно» окна отправки;

• выберите функцию «Фильтровать похожие письма»;

• заполните параметры фильтрации и в открывшемся окне выберите необходимое действие (Отправить шаблон –> Тестовый шаблон).

В данном случае все письма, подходящие под установленный фильтр, будут получать автоматический ответ.

Другие полезные функции

Поиск цепочек писем.

Проверка почты на смартфоне.

Просмотр документов в Gmail.

Быстрые клавиши.

Отложенная отправка писем.

Поиск цепочек писем

Предположим, Вы решили открыть почту Gmail и найти всю историю переписки с конкретным адресатом.

Для этого просто введите адрес его почтового ящика в верхнюю строку поиска и нажмите кнопку Enter.

Поиск также позволяет находить письма по фразам или наименованию прикрепленных к письму файлов, что достаточно удобно.

Для этого просто введите нужные ключевые слова в строку поиска.

Поиск актуален в том случае, если вход в джимейл-почту осуществляется не очень часто, и Вы можете попросту забыть, с кем и о чем вели ранее переписку.

Эта функция позволит быстро восстановить историю.

Кроме того, удобно, что письма, которые являются ответами, собираются в цепочки.

Это экономит место в списке и позволяет удобно следить за историей.

Проверка почты на смартфоне

Если Вы решили создать электронную почту Гугл и просматривать входящие сообщения со смартфона, установите мобильное приложение Gmail.

Это позволит комфортно работать с функционалом сервиса.

Сторонние разработчики также выпускают много совместимых приложений для iPhone и Android.

Кроме того, благодаря мобильной адаптации Gmail Вы сможете пользоваться веб-версией сервиса в браузере телефона.

Регистрация в джимейле через телефон не составит труда.

Просмотр документов в Gmail

К Вашему письму приложили файл (word, pdf и пр.)?

Совершенно не обязательно скачивать его на компьютер для просмотра.

Достаточно кликнуть по нему 1 раз левой кнопкой мыши и открыть документ прямо в браузере, чтобы избавиться от лишних телодвижений.

Кроме того, можно сразу сохранить документ на гугл-диск, что очень практично для тех, кто решил завести почту gmail.com для бизнеса.

Если удобнее просматривать файлы в офлайн-режиме, их можно просто скачать, нажав на стрелку загрузки.

Возможно, Вам также будет интересно, как скачать видео с ютуба.

Быстрые клавиши

Почта Gmail предусматривает использование горячих клавиш для быстрого управления.

Для этого перейдите в Настройки –> Расширенные –> Пользовательские быстрые клавиши, выберите пункт «Включить» и сохраните изменения.

После этого в настройках появится панель, где можно настроить сочетания горячих клавиш для комфортной работы с сервисом.

Отложенная отправка

Ранее для отправки писем с задержкой приходилось использовать дополнительные сервисы.

Теперь компания Google внедрила этот функционал в Gmail.

Чтобы отложить отправку письма, Вам достаточно кликнуть на треугольник в кнопке отправки и выбрать «Запланировать отправку».

Отмена отправки

Случайно отправили сообщение не тому адресату или не успели дописать письмо? Не проблема.

В Gmail предусмотрена функция отмены отправки в течение: 10, 20 или 30 секунд.

Для этого перейдите в Настройки → Общие → Отменить отправку.

Поставьте галочку напротив желаемого периода отмены.

Выводы

Зарегистрироваться на Gmail — оптимальное решение для тех, кто ведет деловую или личную переписку по электронной почте.

Сервис от Google весьма функционален.

В нем предусмотрены возможности фильтрации, автоматических ответов, архивации, сортировки сообщений, создания категории писем и не только.

При необходимости можно использовать горячие клавиши и в целом настроить сервис под себя для комфортной работы.

В блоге SEOquick Вы также можете подробнее ознакомиться с другими гугл-сервисами, например, Google Analytics.